MAKALAH Untuk Memenuhi Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia Lanjutan “Sistem Informasi Sumber Daya Manusia”

 

MAKALAH

Untuk Memenuhi Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia Lanjutan

“Sistem Informasi Sumber Daya Manusia”

 

 

 

Di Susun Oleh :

Kelompok V

1.      Nadia Septiani

2.      Tunggul Raja Batu Bara

3.      Ramadhan Fikri Fahrurozi

4.      Riko Febriawan

 

STIE (  Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi )

YAPPAS ( Yayasan Pendidikan Pasaman )

TAHUN 2021

 

 

 

 

 

 

 

KATA PENGANTAR

 

Puji syukur diucapkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmatNya sehingga makalah ini dapat tersusun sampai dengan selesai. Tidak lupa kami mengucapkan terimakasih terhadap bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan memberikan sumbangan baik pikiran maupun materinya.

Penulis sangat berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi pembaca. Bahkan kami berharap lebih jauh lagi agar makalah ini bisa pembaca praktekkan dalam kehidupan sehari-hari.

Bagi kami sebagai penyusun merasa bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan makalah ini karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman Kami. Untuk itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

 

 

Ophir, 27 Maret 2021

      Penyusun

 

      Kelompok V

 

 

 

 

 

 

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .......................................................................................................  i

KATA PENGANTAR...................................................................................................... ii

DAFTAR ISI ................................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN  

A. Latar Belakang ........................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ...................................................................................... 1

C. Tujuan Dan Manfaat Penulisan .................................................................. 1

BAB II PEMBAHASAN

A. Definisi sistem informasi SDM................................................................... 2

B. Tujuan sistem informasi SDM..................................................................... 2

C. Fungsi sistem informasi SDM..................................................................... 4

D. Tahap-tahap pengembangan sistem informasi SDM................................... 4

E. Komponen sistem informasi SDM.............................................................. 6

F. Sumber sistem informasi SDM.................................................................... 7

BAB III PENUTUP

A. Simpulan .................................................................................................... 8

B. Saran ........................................................................................................... 8

DAFTAR PUSTAKA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB 1

PENDAHULUAN

 

A. LATAR BELAKANG

     System informasi sumber daya manusia (human resources information system-HRIS) menyediakan informasi kepada seluruh manajer perusahaan mengenai sumber daya manusia perusahaan mengilustrasikan HRIS menggunakan format yang sama. System pengolahan transaksi menyediakan input data, seperti halnya subsistem riset sumber daya manusia yang menjalankan studi-studi khusus dan sub system kecerdasan sumber daya manusia yang mengumpulkan data-data lingkungan yang berhubungan dengan isu-isu seputar sumber daya manusia.

Setiap output subsistem dalam HRIS memberikan aspek tertentu dari manajemen sumber daya manusia seperti perencanaan, perekrutan tenaga kerja baru, pengaturan target kerja, kompensasi untuk pekerja, peningkatan kesejahteraan pekerja, dan mempersiapkan laporan-laporan mengenai sumber daya manusia yang diminta oleh lingkungan, terutama lembaga pemerintah.

 

 

B. RUMUSAN MASALAH

1.      Apa yang dimaksud sistem informasi SDM?

2.      Apa tujuan dari sistem informasi SDM?

3.      Apa fungsi dari sistem informasi SDM?

4.      Apa saja tahap-tahap sistem informasi SDM?

5.      Apa komponen sistem informasi SDM?

6.      Apa sumber sistem informasi SDM?

 

C. TUJUAN PENULISAN

Adapun tujuan dari pembuatan makalah adalah sebagai berikut :

1.      Memenuhi tugas dalam mata kuliah manajemen sumber daya manusia

2.      Menambah wawasan tentang sistem informasi sumber daya manusia

3.      Bisa memahami secara utuhfungsi dari sistem informasi sumber daya manusia

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

PEMBAHASAN

 

A.     Definisi Sistem Informasi SDM

Definisi sumber daya manusia menurut para ahli:

· Sumber daya manusia menurut Gomes (2000)

adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.

· Sumber daya manusia menurut Hasibuan (2002)

adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.

Sistem i nformasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:

A.Timely (tepat waktu)

Informasi yang disajikan kepada pemakai dilakukandengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu.harus

B. Accurate (akurat)

Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.

C. Concise (ringkas)

Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.

D.Relevant (relevan)

Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi ter-tentu.

E. Complete (lengkap)

Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).

 

 

 

B. Tujuan Sistem Informasi SDM

Dalam sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi antara lain :

1.    Untuk meningkatkan efisiensi, dimana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi Satu  supaya lebihstrategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Ditinjau dari manfaatnya sistem informasi sumber daya manusia mempunyai manfaat dalam organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian karyawan lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji terakhir.

2.   Tujuan kedua sistem informasi sumber daya manusia adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan peresncanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial.

 

Untuk dapat merancang dan menghasilkan suatu sistem informasi sumber daya manusia ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain :

·         Informasi apa yang tersedia dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-orang dalam organisasi?

·         Apa kegunaan informasi tersebut?

·         Siapa yang membutuhkan informasi tersebut?

·         Serta kapan dan seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan?

Selanjutnya kegunaan sistem informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada : Perencanaan dan analisis sumber daya manusia (SDM) Keseteraan dan pekerjaan Kepegawaian Pengembangan SDM Kompotensi dan tunjangan Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Hubungan karyawan dan buruh Peningkatan secara dramatis dalam penggunaan internet telah membangkitkan , baik kemungkinan maupun kekhawatiran professional sumber daya manusia, terutama ketika membangun intranet dan ekstranet. Internet adalah sebuah jaringan organisasional yang beroperasi melalui internet.Sedangkan entranet adalah jaringan terhubung dengan internet yang memberikan karyawan akses pada informasi yang disediakan oleh eksternal diantaranya Papan Buletin, Akses Data, Swalayan Karyawan dan Hubungan yang diperpanjang.

 

 

 

 

C. Fungsi sistem informasi SDM

Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:

1.      Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2.      Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3.      Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4.      Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

D. Tahap-tahap pengembangan sistem informasi manajemen

       Tahap-tahap proses desain pengembangan SISDM dapat dirinci sebagai berikut :

a)    Usulan kepada manajemen tahap pengusulan berkenan dengan masalah-masalah umum yang di hadapi organisasi dan di arahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter system secarah keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu di uraikan. Masalah-masalah kebijakan biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.

b)    Analisis Kebutuhan

Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system. “trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.

 

 

 

c)    Spesifikasi Sistem

Tahap ini memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai. Semua ukuran pengawasan, kerahasiaan dan keamanan juga harus ditetapakan. Dalam tahap ini, para pemakai menguraikan berbagai kebutuhan dan keinginan mereka, dan sasaran-sasaran sistem diterjemahkan menjadi dua bentuk keluaran, laporan dan analisis. Jadi, tahap ini menguraikan apa yang akan dilakukan SISM dan bagaimana system akan diopersi.

d)    Desain Sistem

Dalam tahap desain ini, keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan perancang system menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan disusun.

e)      Pengembangan system

program-program komputer dibuat dalam tahap ini fungsi-fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsidan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian sistem di uji dengan data yang di suplay dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.

f)     Instalasi Dan Konversi

Setelah pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system berjalan baik, system lama bias dihentikan.

g)    Evaluasi
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasran-sasran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen. Bila perlu, berbagai penggantian dan perubahan (modifikasi) dapat dilakukan untuk memperbaiki kerja system.

h)      Tiap perusahaan pasti memiliki sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

E. Komponen sistem informasi SDM

 Ada tiga komponen fungsional dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :

a.      Fungsi Masukan

Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data sepertisiapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputerlainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan komputer).

 

b.  Fungsi Pemrosesan

Sistem data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.

c.  Fungsi Keluaran

Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai- pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun statistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang canggih.

 

F. Sumber sistem informasi SDM

      Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif, memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997 :94) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia. Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut :

·         Blangko-Blangko Lamaran

Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi, diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia.

·         Evaluasi-evaluasi penting

Informasi penting harus dimutahirkan secara periodik meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi yang sahih untuk membuat keputusan-keputusan perencanaan jangka panjang me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi

·         Maklumat-maklumat perubahan personalia

Organisasi telah mengembangkan blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.

·         Tindakan-tindakan pendisiplinan

Informasi yang bersangkut paut tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.

·         Daftar gaji

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui for

mulir evaluasi kerja.

 

 

BAB III

PENUTUP

 

A. Kesimpulan

Sistem  informasi  sumber daya manusia digunakan untuk menyiapkan statistik sumber daya manusia dan menganalisis keluarnya tenaga kerja atau karyawan atau inefisiensi sumber daya agar forecast kebutuhan dan suplai dapat dibuat dan perbandingan dilakukan antara jumlah yang dianggarkan dan jumlah yang sesungguhnya. Sistem informasi memiliki peranan penting dalam mendukung fungsi SDM khususnya yang berada di dalam dapartemen
SDM bagian administrasi kompensasi. Dalam proses kerjanya penentuan dan perencanaan kompensasi dituntut untuk dapat bekerja dengan cepat, tepat, dan akuran .

oleh karena, maka perlu adanya suatu sitem informasi guna mendukung hal tersebut, salah satu bentuk sistem informasi yang digunakan untuk penentuan kebijakan kompensasi adalah evaluasi jabatan. Selain itu penggunaan teknologi informasi dalam kebijakan kompensasi sangat diperlukan karena di zaman sekarang ini tingkat persasingan semakin tinggi dan kebutuhan akan data-data internal dan eksternal organisasi menjadi salah satu penentu kemajuan perusahaan, data-data tersebut tentunya memerlukan suatu aplikasi yang dapat mendukung sebuah sistem informasi.

 

B. Saran

             Setiap perusahaan yang memenuhi berstandar kelayakan perusahaan   harus membutuhkan yang namanya sistem informasi sumber daya manusia agar sistem SDM perurahaan tersebut tertata dengan baik tanpa mengalami kesulitan dalam hal SDM di dalam perusahaan tersebut.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Marimin., Tanjung, Hendri., Prabowo, Haryo . (2005). Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Grasindo

 Edwin B. Flippo. Terjemah Moh Masud. Manajemen personalia. Jakarta : Erlangga

https://www.usd.ac.id/biro/personalia/daftar.php?id=berita&noid=64&offset=20

http://ghanie-np.blogspot.com/2009/05/sistem-informasi-sumberdaya-manusia.html

Http://Dwie-Marbel.Blogspot.Com/2011/02/Sistem-Informasi-Sumber-Daya-Manusia.Html